Politica de confidențialitate

1. Rolurile în prelucrarea datelor

Sigilium este un instrument folosit de școli pentru gestionarea catalogului, absențelor, notelor, situațiilor de sfârșit de an și a comunicării cu părinții.

• Operatorul de date este școala care utilizează platforma — ea decide ce date sunt introduse și în ce scop.
• Persoana împuternicită este Sigilium ([OWNER: nume companie / CUI]), care prelucrează datele exclusiv în numele și conform instrucțiunilor școlii, în baza unui acord de prelucrare (vezi Prelucrarea datelor).

2. Categorii de date prelucrate

Platforma prelucrează următoarele categorii de date, în funcție de rol:

3. Scopurile prelucrării

• gestionarea catalogului școlar (note, absențe, purtare, situații anuale);
• emiterea de documente și adeverințe;
• informarea părinților/tutorilor prin înștiințări (e-mail/WhatsApp);
• comunicarea între părinți și cadre didactice;
• autentificarea și securizarea accesului pe roluri și pe școli.

4. Temeiurile legale

• Obligație legală (art. 6 alin. 1 lit. c GDPR) — ținerea catalogului și arhivarea documentelor școlare, conform legislației școlare aplicabile;
• Interes legitim / sarcină de interes public (art. 6 alin. 1 lit. e/f) — organizarea activității educaționale și informarea familiei;
• Consimțământ (art. 6 alin. 1 lit. a) — acolo unde se aplică, de exemplu pentru canale opționale de notificare (WhatsApp).

5. Durata de păstrare

Datele sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru scopurile de mai sus. Datele din catalog (note, absențe, situații de sfârșit de an, documente disciplinare) sunt supuse obligațiilor legale de arhivare școlară și se păstrează pe durata prevăzută de legislația aplicabilă, chiar și după ce un elev nu mai este activ. Termenele concrete de arhivare sunt stabilite de școală: [OWNER: termene de arhivare per categorie].

6. Destinatari și subîmputerniciți

Pentru funcționarea platformei, datele pot fi prelucrate de furnizori de servicii (subîmputerniciți), fiecare pe baza propriilor garanții de protecție a datelor:

Lista completă și actualizată a subîmputerniciților, împreună cu localizarea prelucrării, este disponibilă la cerere: [OWNER: lista subîmputerniciților].

7. Drepturile persoanelor vizate

Conform GDPR, aveți dreptul la:

• acces la datele prelucrate (art. 15);
• rectificarea datelor inexacte (art. 16);
• ștergere / anonimizare, în limitele obligațiilor de arhivare (art. 17);
• restricționarea prelucrării (art. 18);
• portabilitatea datelor, în format structurat (art. 20);
• opoziție la prelucrare (art. 21);
• retragerea consimțământului, unde prelucrarea se bazează pe consimțământ.

Cererile privind aceste drepturi se adresează în primul rând școlii (operatorul de date). Datele de contact pentru protecția datelor sunt disponibile pe pagina Contact.

8. Exportul și anonimizarea datelor

La cererea persoanei vizate, școala poate genera din platformă un export complet al datelor unui elev (JSON structurat pentru portabilitate și PDF lizibil pentru acces). Ștergerea se realizează prin anonimizare: numele și datele de contact sunt eliminate definitiv, conturile de acces sunt dezactivate, iar înregistrările din catalog rămân ca date anonime, conform obligației de arhivare. Fiecare export și fiecare anonimizare sunt înregistrate într-un jurnal de audit.

9. Autoritatea de supraveghere

Dacă apreciați că prelucrarea datelor dvs. încalcă legislația, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPD), București, sau la autoritatea de supraveghere din statul membru de reședință.

10. Modificări

Această politică poate fi actualizată. Versiunea în vigoare este cea publicată pe această pagină, cu data ultimei actualizări indicată mai sus.